Współpraca merytoryczna:

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP)

Platforma - Wspieramy e-biznes -  www.web.gov.pl

Autor:

Paweł Żebrowski,

Instytut Logistyki i Magazynowania (ILiM)

http://www.ilim.poznan.pl/

Wydawca:

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP)

ul. Pańska 81/83

00-834 Warszawa

www.parp.gov.pl

Wydanie I

Publikacja bezpłatna

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

Wspieramy e-biznes www.web.gov.pl

Copyright © by Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Warszawa 2012. Wszelkie prawa zastrzeżone. Żaden fragment nie może być wykorzystywany w jakiejkolwiek formie ani przekładany na język mechaniczny bez zgody PARP.

Spis treści

1          Wprowadzenie. 3

2          Wpływ mobilności na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. 3

3          Główne obszary wykorzystania mobilności w biznesie. 4

4          Najpopularniejsze aplikacje mobilne dla biznesu. 5

4.1   Współpraca i ułatwienie kontaktów biznesowych. 5

4.2   Zarządzanie relacjami z klientami 9

4.3   Obsługa serwisowa i zdalny dostęp. 11

4.4   Podróżowanie. 13

4.5   Zarządzanie projektami i zadaniami 16

4.6   Finanse i księgowość. 17

5          Podsumowanie. 20

1           Wprowadzenie

W publikacji z 2009 roku Mobilne przedsiębiorstwo z wykorzystaniem e-usług przedstawiono zarys koncepcji funkcjonowania przedsiębiorstwa wykorzystującego do realizacji części swoich procesów biznesowych usługi elektroniczne.

W ciągu trzech lat sytuacja na rynku mobilnym uległa znacznej zmianie. Rynek urósł na niespodziewaną skalę. W samym trzecim kwartale 2012 sprzedano około 445 mln telefonów komórkowych, w tym około 180 mln smartfonów. Sprzedaż tabletów w tym okresie wyniosła już około 25 mln urządzeń. Aplikacje mobilne dla smartfonów i tabletów cieszą się ogromną popularnością. Szacuje się, że liczba pobrań aplikacji mobilnych wyniesie około 45 miliardów w 2012 roku. W dwóch największych sklepach z aplikacjami mobilnymi, Apple App Store i Google Play, znajduje się odpowiednio 700 tys. i 675 tys. aplikacji. Liczby te nieustannie rosną.

Przede wszystkim jednak rynek w tym czasie w znacznym stopniu dojrzał. Pojawiło się wiele firm oferujących nowe i zaawansowane rozwiązania dedykowane dla firm. Duża cześć z tych rozwiązań działa w modelu, w którym do usługi webowej (SaaS), oferującej pełen zakres funkcjonalności, tworzona jest aplikacja ułatwiająca dostęp do usługi, ale przy okazji uwzględniająca możliwości urządzeń mobilnych.

Rok 2012 uważany jest za kluczowy w zmianie świadomości przedsiębiorców i zwrócenia przez nich szczególnej uwagi na wykorzystanie mobilności w codziennym działaniu. W niniejszej publikacji wskazujemy kilka interesujących aplikacji, które mogą być przydatne w różnych obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa.

2           Wpływ mobilności na funkcjonowanie przedsiębiorstwa

Rozwój infrastruktury telekomunikacyjnej i pojawienie się dużej liczby różnorodnych urządzeń mobilnych rozpoczęły proces zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Dodatkowo, dostępność ogromnej liczby nowych aplikacji dla biznesu, o bogatej funkcjonalności i znacznie poprawionej ergonomii, jeszcze bardziej wzmacnia tempo adaptacji technologii mobilnych w przedsiębiorstwach. Firmy, które dostrzegają potencjalne korzyści z wykorzystania mobilności, starają się włączyć na stałe mobilność do swoich strategii biznesowych. Jednym z elementów tej strategii jest zapewnienie swoim pracownikom jak najlepszego dostępu do informacji, usług oraz aplikacji, które są wykorzystywane w codziennej pracy.

Poprzez mobilność korporacyjną pracownicy uniezależniają się od fizycznego miejsca, w którym normalnie pracują. Korzystają i uzyskują możliwość pracy tam, gdzie tylko zajdzie potrzeba lub gdzie mają ochotę, np. w podróży lub w domu. Co więcej, coraz bardziej elastyczne stają się również godziny pracy. Wszystko w imię zasady „anywhere, anytime”.  Dzięki temu pracownicy mogą szybciej i bardziej elastycznie reagować na pojawianie się zarówno nowych wyzwań, jak i potencjalnych okazji.

Istotą mobilności jest zapewnienie dostępu do sieci Internet, a w ten sposób również do informacji i usług w każdym miejscu i o każdej porze. Pozwala to na wykonywanie wielu czynności równocześnie,  i dynamiczne przełączanie się pomiędzy zadaniami czy realizowanymi projektami. Dzięki temu możliwe jest również zdalne uczestniczenie w wydarzeniach i spotkaniach praktycznie w wielu miejscach na raz. Mobilność umożliwia zatem nieprzerwane pozyskiwanie informacji oraz treści multimedialnych. Co równie istotne, pozwala na tworzenie i edytowanie informacji i dokumentów zdalnie. Obecnie istnieje szereg zaawansowanych notatników czy pakietów biurowych, które posiadają już wystarczającą funkcjonalność, niezbędną do wygodnej pracy na urządzeniach mobilnych.

Znaczna część rozwiązań mobilnych kładzie bardzo duży nacisk na rozwój grup użytkowników i budowanie społeczności. Często wykonując jakąś czynność (np. udając się w podróż lub uczestnicząc w spotkaniu biznesowym) można się tą informacją podzielić ze współpracownikami czy partnerami biznesowymi. Niekiedy mówi się nawet o powstaniu tzw. „firm społecznościowych” (z ang. „social enterprises”), w których informacja o wykonywanych zadaniach jest w pełni widoczna, a bieżąca strategia i działania kadry kierowniczej mogą być śledzone przez wszystkich pracowników.

Nieustanny dostęp do informacji, nastawienie na budowanie społeczności oraz większa mobilność przyczynia się do lepszego poznania partnerów biznesowych i klientów. Możliwe jest śledzenie ich aktywności w Internecie, a co za tym idzie również wyrażanych poglądów czy też wartości. Powstaje także dodatkowy kanał, za pomocą którego można dotrzeć do klientów z wartościowymi informacjami i dedykowanymi ofertami. W efekcie pozwala to na utrzymanie lepszych kontaktów z klientami oraz umożliwia zwiększenie wartości dodanej dla klienta.

Kluczowa staje się również możliwość poprawienia efektywności pracowników. Istnieje wiele rozwiązań mobilnych, które pomagają w zarządzaniu projektami w firmie, śledzeniu postępu prac, usprawnieniu wymiany informacji i dokumentów, a także wspomagają pracowników w zarządzaniu ich zadaniami i czasem.

W sklepach z aplikacjami mobilnymi dostępne są tysiące aplikacji, które mogą być pomocne w prowadzeniu biznesu. Szereg aplikacji w poszczególnych kategoriach różni się często jedynie drobnymi funkcjonalnościami, a czynnikiem decydującym o ich wyborze jest atrakcyjność interfejsu. Dzięki temu jednak istnieje duża szansa znalezienia aplikacji w pełni odpowiadającej potrzebom danej firmy. Bardzo duża część aplikacji mobilnych integruje się z aplikacjami webowymi (w modelu SaaS), dostarczając nieco prostszej funkcjonalności, ale za to większą użyteczność dla użytkownika, prostotę i wygodę obsługi.

Zdecydowana większość najbardziej popularnych aplikacji mobilnych dostępna jest na wiele platform równocześnie. Pozwala to na korzystanie z nich na wybranym przez użytkownika urządzeniu, bez względu na to, czy to będzie Android, iOS lub Windows. Dzięki synchronizacji, i w wielu przypadkach, powiązaniu z aplikacją webową, użytkownik może pracować na wszystkich wykorzystywanych urządzeniach z zawsze aktualnym zestawem danych.

Jak zostało to przedstawione bardziej szczegółowo w e-booku „Zarabiania na aplikacjach mobilnych”, tworzenie aplikacji mobilnych jest obecnie znacznie uproszczone. Zachęca to wielu deweloperów do rozpoczęcia działalności na tym polu. Jeżeli potrzeby przedsiębiorstwa są na tyle specyficzne, że nie istnieje jeszcze aplikacja w sklepie, która w pełni by im odpowiadała, możliwe jest stworzenie nowej. To zadanie można zlecić zewnętrznym deweloperom, którzy w krótkim okresie są w stanie przygotować aplikację w pełni spełniającą oczekiwania firmy.

Wykorzystując aplikacje mobilne, przedsiębiorstwa powinny unikać sytuacji, w której służą one w zasadzie jedynie jako dodatkowe końcówki czy też interfejsy do systemów wewnętrznych przedsiębiorstwa. Wdrożenie aplikacji mobilnych daje niesamowitą szansę do wprowadzenia zupełnie nowych procesów biznesowych lub przeprojektowania tych już istniejących. Można wykorzystać cechy urządzeń, takie jak np. dostęp online do danych finansowych i możliwość fakturowania na miejscu, czy też możliwość automatycznej identyfikacji produktu poprzez skanowanie jego etykiety i odczyt powiązanych danych z serwera.

3           Główne obszary wykorzystania mobilności w biznesie

Wdrożenie mobilności w działalności przedsiębiorstwa i nadanie jej istotnej roli w strategii firmy ma wpływ na wiele obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa i procesów przez niego realizowanych. Do najważniejszych obszarów, które mogą odnieść korzyść z wykorzystania urządzeń mobilnych należą:

·         Utrzymanie relacji z klientami

Procesy realizowane w tym obszarze mają na celu nawiązanie i utrzymanie odpowiedniego poziomu relacji z klientami tak, aby w jak największym stopniu przekładało się to następnie na możliwość sprzedaży produktów i usług. Podczas realizacji procesów niezbędne staje się pozyskanie, analiza, a następnie wykorzystanie wiedzy o klientach dotyczących ich oczekiwań, preferencji i zachowań. Mobilność umożliwia dostęp do tych informacji w odpowiednim miejscu i czasie, np. tuż przed lub w trakcie kontaktu z klientami. Wykorzystanie urządzeń mobilnych pozwala również na szybkie pozyskanie nowych informacji od klientów pojawiających się np. poprzez media społecznościowe i ułatwia natychmiastową i odpowiednią reakcję.

·         Wsparcie sprzedaży

Urządzenia mobilne pozwalają na przyspieszenie realizowanych procesów sprzedaży i przesunięcie ich jak najbliżej klientów. Zapewniają stały dostęp do aktualnej bazy produktów i usług, co przekłada się na możliwość natychmiastowego przedstawienia odpowiedniej oferty klientowi. Aplikacje mobilne pozwalają także na generowanie faktur i innych dokumentów biznesowych. Najnowsze rozwiązania umożliwiają również na przeprowadzanie płatności, czy to za pomocą systemów płatniczych, czy też poprzez akceptację kart płatniczych z pominięciem tradycyjnych terminali.

·         Podróżowanie

Smartfony są idealnym towarzyszem podróży biznesowych. Pozwalają w prosty sposób zaplanować podróż, ułatwiają znalezienie i rezerwację lotów, hoteli, czy też rezerwacji samochodów. Aplikacje mobile pomagają również zarządzać wydatkami i rozliczać koszty podróży. W tej grupie należy również wspomnieć o mobilnych aplikacjach nawigacyjnych, które mają duży potencjał do zastąpienia tradycyjnych urządzeń do nawigacji.

·         Zarządzanie projektami i współpraca

Bardzo popularną grupą aplikacji na urządzenia mobilne są aplikacje wspierające przedsiębiorstwa w realizacji projektów i zadań. Narzędzia te ułatwiają definiowanie projektów, rozdzielanie zadań i monitorowanie ich wykonania. W znacznym stopniu usprawnia to bieżącą kontrolę nad postępami prac w projekcie. Dzięki ułatwieniu wymiany informacji i dokumentów pomiędzy uczestnikami projektu czy też osobami wspólnie realizującymi zadania podnosi się poziom komunikacji w projekcie.

·         Zarządzanie magazynem

Kolejnym obszarem, w którym urządzenia mobilne znajdują zastosowanie jest zarządzanie informacjami o produktach, ich przechowywaniem oraz przepływem. Dzięki dobrej jakości obiektywom możliwe jest skanowanie kodów kreskowych i QR kodów w celu automatycznej identyfikacji produktów. To w zestawieniu z danymi pozyskanymi z sieci Internet lub też przy wykorzystaniu dedykowanych aplikacji mobilnych pozwala przekształcić smartfona urządzenie do zarządzania magazynem.

4           Najpopularniejsze aplikacje mobilne dla biznesu

W mniejszej sekcji przedstawiono najpopularniejsze i rekomendowane aplikacje przydatne w wprowadzeniu biznesu.

4.1         Współpraca i ułatwienie kontaktów biznesowych

Cisco WebEx Meetings

System: Android, iOS, BlackBerry, aplikacja webowa

Koszt:  Darmowa

Cisco WebEX Meetings jest rozbudowanym narzędziem umożliwiającym planowanie, organizowanie i uczestnictwo w wideokonferencjach. Aplikacja współpracuje z usługami CISCO dedykowanymi do obsługi wideokonferencji w celu dostarczania treści jak najwyższej jakości. Aplikacja pozawala na równoczesne uczestnictwo w wideokonferencji kilku osób (w zależności od platformy). Dodatkowo możliwe jest współdzielenie trakcie konferencji dokumentów, aplikacji czy też wyświetlanie prezentacji.

SaveMeeting

System: Android, iOS, BlackBerry, wtyczki do Ms Office   

Koszt: Darmowa        

Aplikacja pozwalająca na tworzenie notatek audio, a następnie ich współdzielenie i dokonywanie transkrypcji. Głównym przeznaczeniem aplikacji jest wierne utrwalenie przebiegów spotkań, wywiadów, konferencji. Notatki mogą następnie być zamienione na zadania i przydzielane innym osobom. Dane dotyczące notatek zapisywane są bezpośrednio w chmurze, co ogranicza wykorzystanie miejsca na urządzeniach mobilnych.

Iber

System: iOS, Android, Windows Phone, BlackBerry, Nokia, 

Koszt: Darmowe

Rozwiązanie pozwalające wykonywać darowe połączenia głosowe w wysokiej jakości, przesyłać wiadomości tekstowe, zdjęcia, pliki pomiędzy innymi użytkownikami aplikacji. Rozmowy mogą być prowadzone zarówno przez sieć 3G, jak i Wi-Fi. Aplikacja wykorzystuje numer telefoniczny użytkownika i integruje się książką telefoniczną urządzenia, dzięki czemu nie ma konieczności utrzymywania dodatkowej listy kontaktów.

mbPointer

System: iOS

Koszt: $2.99

Aplikacja zamieniająca iPhona lub iPada w zaawansowanego pilota do obsługi prezentacji PowerPoint. Narzędzie pozwala na łatwą nawigację pomiędzy slajdami, a dodatkowo na sterowanie na ekranie rysikiem i kursorem. Umożliwia także zaznaczanie informacji na slajdach i tworzenie notatek

4.2         Zarządzanie relacjami z klientami

Zoho CRM

System: iOS, Android

Koszt: W zależności od wersji, wersja podstawowa jest darmowa 

Zoho CRM jest jednym z popularniejszych rozwiązań oferowanych do zarządzania relacjami z klientami oferowanym w modelu SaaS. Przedstawiana aplikacja umożliwia lokalny dostęp do danych o klientach, historii kontaktów, możliwościach sprzedażowych, zadaniach itd. Dane modyfikowane na urządzeniu są automatycznie synchronizowane z danymi przechowywanymi w usłudze SaaS.

Base CRM and Sales Tracking

System: iOS, Android, Windows Phone

Koszt: w zależności od wersji, wersja podstawowa jest darmowa.

Aplikacja zapewnia dostęp do danych i funkcjonalności oferowanych przez usługę SaaS Base CRM. Głównym zadaniem aplikacji jest zarządzanie danymi o klientach - ich danymi kontaktowymi, historią kontaktów, szansami sprzedażowymi, wysyłanymi ofertami itd. Narzędzie monitoruje i raportuje stan postępów w procesie sprzedażowym. Pozwala również na integrację z kalendarzem i zarządzanie realizowanymi zadaniami związanymi ze sprzedażą.

CamCard - Business Card Reader

System: Android, iOS, BlackBerry

Koszt: ok. 40 zł

CamCard to narzędzie pozwalające skanować wizytówki i zarządzać posiadanymi wizytówkami. Zeskanowane wizytówki przechowane są w specjalnym, zabezpieczonym hasłem rejestrze na urządzeniu lub w usłudze webowej, a dane z wizytówek mogą być integrowane z istniejąca książką telefoniczną. Aplikacja udostępnia szereg opcji ułatwiających skanowanie i poprawiających wyniki odczytu danych.

4.3         Obsługa serwisowa i zdalny dostęp

TeamVewer

System: Android, iOS

Koszt: W zależności od wersji, użytek niekomercyjny bezpłatny

Mobilna wersja popularnej desktopowej aplikacji umożliwiającej zdalny dostęp do komputera. Aplikacja często jest wykorzystywana przez pracowników serwisu do zdalnej diagnozy komputerów użytkownika. Aplikacja umożliwia pozwala na pełną kontrolę zdalnego komputera za pomocą gestów, w tym wykorzystanie klawiatury komputera, uruchamianie aplikacji, restartowanie itd. Dobrze integruje się z infrastrukturą sieciową i zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa.

Zendesk

System: iOS, Android, BlackBerry, Windows Phone

Koszt: Aplikacja bezpłatna, ale należy kupić odpowiednią licencję do aplikacji webowej

Zendesk stanowi kompleksową usługę Web wspierającą pracę serwisu i umożliwiającą obsługę zgłoszeń serwisowych. Aplikacja mobilna ma za zadanie wspierać pracę zespołu przyjmującego i realizującego zgłoszenia. Pozwala ona na zarządzanie zgłoszeniami – ich tworzenie, przyjmowanie, kategoryzację, komentowanie, wyszukiwanie i rozwiązywanie.

4.4         Podróżowanie

Tripit

System: iOS, Android, BlackBerry, Windows Phone

Koszt: w zależności od wersji, dostępna wersja darmowa

Aplikacja ułatwiająca planowanie podróży, rezerwację biletów lotniczych, noclegów, wypożyczeń samochodów itd. Wszystkie potwierdzenia rezerwacji są przechowywane w aplikacji. Istnieje możliwość synchronizacji danych o podróży z kalendarzem, dodawania własnych notatek i współdzielenia informacji o podroży ze współpracownikami

Expensify

System: iOS, Android, WebOS, BlackBerry

Koszt: Od 5$ w zależności od licencji

Jedna z popularniejszych aplikacji wykorzystywana do rozliczania podróży służbowych. Pozwala ona na skanowanie rachunków, ewidencjonowanie wszystkich wydatków oraz śledzenie trasy podróży. Istnieje możliwość powiązania z kontem bankowym i przypisania obciążeń do odpowiednich wydatków. Powiązana usługa webowa pozwala na generowanie kompletnych zestawień wydatków dla podróży służbowych, które mogą być następnie przesyłane do księgowości do dalszych rozliczeń.

FlightTrack

System:  iOS, Android, BlackBerry, Windows Phone

Koszt: ok. 10$, dostępna również wersja darmowa

Aplikacja dostarczająca w czasie rzeczywistym aktualnych danych na temat międzynarodowych lotów. Użytkownik informowany jest o właściwych terminalach, bramkach na lotniskach dla danego lotu lub też o opóźnieniach i odwołaniach. Rzeczywiste położenie samolotu przedstawiane jest na mapie.

4.5         Zarządzanie projektami i zadaniami

Podio

System: iOS, Android

Koszt:  8$., dostępna wersja bezpłatna z ograniczeniami

Podio jest narzędziem wspierającym zarządzanie projektami realizowanymi wspólnie przez wielu partnerów biznesowych. Aplikacja pozwala na definiowanie projektów, zarządzanie zadaniami, monitorowanie postępu prac. Podio kładzie duży nacisk na tworzenie społeczności wokół poszczególnych projektów i ułatwienie komunikacji pomiędzy partnerami. Integruje się również z rozwiązaniami umożliwiającymi współdzielenie dokumentów (takich jak np. Dropbox czy Google Drive).

Synchroteam

System: iOS, Android, BlackBerry

Koszt:  Aplikacja bezpłatna ale należy kupić odpowiednią licencję do aplikacji webowej

Aplikacja umożliwiająca korzystanie z usługi webowej Synchroteam.com. Aplikacja wspiera zarządzanie projektami poprzez definiowanie zadań do realizacji, przypisywanie ich poszczególnym pracownikom i monitorowanie stopnia ich wykonania.

4.6         Finanse i księgowość

Xero

System:  iOS, Android

Koszt: od 19$ w zależności od licencji, dostępna wersja testowa

Aplikacja przeznaczona do zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Pozwala na śledzenie przepływów pieniężnych, sprawdzania salda kont, oczekiwanych płatności, zadłużenia klientów. Aplikacja umożliwia generowanie faktur na urządzeniu mobilnym i przesyłanie ich do klientów. Pozwala również na skanowanie rachunków i łączenie ich z odpowiadającymi im pozycjami na liście wydatków. Xero integruje się z wieloma aplikacjami webowymi do zarządzania finansami i popularnymi systemami płatniczymi.

BillQuick

System: iOS, Android

Koszt:  aplikacja dostępna za darmo, do uzyskania pełnej funkcjonalności niezbędna licencja na wersję webową

BillQuick jest aplikacją dostarczającą kompleksowych informacji dotyczących finansów firmy. Aplikacja pozwala na monitorowanie płatności, generowanie i wysyłanie faktur do klientów, a także umożliwia opłacanie faktur i rachunków. Aplikacja posiada rozbudowany moduł raportujący. Dodatkowo pozwala także na zarządzanie realizowanymi projektami i zadaniami oraz śledzenie wydatków z nimi powiązanymi.

5           Podsumowanie

Powyżej przedstawiono wybrane aplikacje, które mogą pomóc w funkcjonowaniu przedsiębiorstw i realizacji procesów biznesowych. Należy jednak mieć na wadze to, iż liczba aplikacji mobilnych, które mogą być przydatne dla biznesu jest ogromna i stale się powiększa. Z tego względu nie powinno być problemu ze znalezieniem aplikacji, które w największym stopniu będą odpowiadały na potrzeby i preferencje użytkowników. Dzięki znacznie ułatwionemu procesowy tworzenia aplikacji mobilnych istnieje również opcja zbudowania aplikacji dedykowanych do konkretnych i specyficznych potrzeb firmy.

Kluczowe znaczenie ma jednak umiejętne włączenie technologii mobilnych w strategię działania przedsiębiorstwa oraz uwzględnienie różnych aspektów związanych z mobilnością i możliwością dostępu do danych w każdym miejscu i o każdym czasie. Może się to niekiedy wiązać ze zmianą sposobu działania i koniecznością przemodelowania procesów biznesowych realizowanych w firmie. Jednakże jedynie w ten sposób uda się w pełni wykorzystać wszystkie korzyści stosowania aplikacji mobilnych.