Pomiń nawigację

28 listopada 2023

Zwyczajowa telepraca transgraniczna – co oznacza realizacja art. 16 ust. 1 Rozporządzenia (WE) nr 883/2004

Udostępnij

Podstawową zasadą zabezpieczenia społecznego jest zasada podlegania pod ustawodawstwo wyłącznie jednego państwa członkowskiego. Co do zasady osoba wykonująca pracę najemną na terytorium danego państwa członkowskiego, podlega jego ustawodawstwu. Zasada ta, po spełnieniu określonych przesłanek, ulega modyfikacji.

Z dniem 1 lipca 2023 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) przystąpił do Porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej (Porozumienie).[1]

Stanowi ono realizację art. 16 ust. 1 Rozporządzenia[2] który daje możliwości zawierania – w interesie niektórych osób lub niektórych grup osób i za wspólnym porozumieniem – umów regulujących wyjątki od ogólnych zasad podlegania systemowi zabezpieczenia społecznego w sytuacji, gdy praca świadczona jest na terytorium więcej niż jednego państwa członkowskiego UE.

Tym samym od lipca 2023 r. osoby pracujące zdalnie z innego kraju członkowskiego UE mogą na nowych zasadach podlegać pod system zabezpieczenia społecznego państwa siedziby pracodawcy, a nie państwa w którym czasowo świadczą pracę. Do 30 czerwca 2024 r. istnieje możliwość zastosowania tego rozwiązania retroaktywnie, czyli do 12 miesięcy wstecz.

Zwyczajowa telepraca transgraniczna

Dla celów Porozumienia telepraca transgraniczna została określona w sposób specyficzny. Oznacza ona działalność, która może być wykonywana z dowolnego miejsca (możliwość wykonywania pracy jest całkowicie niezależna od lokalizacji) i może być wykonywana w siedzibie lub miejscu prowadzenia działalności pracodawcy oraz

  • jest wykonywana w państwie członkowskim lub państwach członkowskich innych niż państwo, w którym znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce prowadzenia działalności, oraz w którym znajduje się siedziba lub miejsce prowadzenia działalności pracodawcy, oraz
  • opiera się na technologii informatycznej w celu zachowania łączności ze środowiskiem pracy pracodawcy lub pracodawcą lub przedsiębiorstwem, jak również z interesariuszami/klientami w celu realizacji zadań zleconych przez pracodawcę lub klientów, w przypadku osób samozatrudnionych (Pracownik musi pozostać połączony ze środowiskiem pracy pracodawcy, aby wykonywać powierzone mu zadania. Połączenie to musi być normalnie i zwyczajowo obecne, ale niekoniecznie przez 100% czasu pracy).[3]

Ta ogólna definicja obejmuje telepracę wykonywaną zarówno przez pracowników, jak i osoby prowadzące działalność na własny rachunek, jednakże w dalszej części Porozumienia osoby samozatrudnione zostały wyłączone z zakresu jego zastosowania.

Zatem za Zakładem Ubezpieczeń Społecznych telepracę transgraniczną można określić jako pracę zdalną wykonywaną z państwa zamieszkania przy zachowaniu połączenia cyfrowego ze środowiskiem pracy pracodawcy, którego siedziba znajduje się w państwie innym niż państwo zamieszkania.[4]

Telepracy transgranicznej nie należy mylić z telepracą, która do niedawna obecna była jeszcze w polskim Kodeksie pracy. Na potrzeby polskiego ustawodawstwa telepracy, o której mowa w Porozumieniu, odpowiada praca zdalna.

artykuł zrealizowany w ramach projektu Enterprise Europe Network

Cel zawarcia i zasady Porozumienia

Zgodnie z preambułą Porozumienia, zostało ono zawarte m.in. w związku z uelastycznieniem i cyfryzacją rynku pracy, a także wzrostem zainteresowania telepracą transgraniczną od czasu wybuchu pandemii Covid-19 oraz z uwagi na chęć złagodzenia wpływu telepracy transgranicznej na ustawodawstwo mające zastosowanie do zabezpieczenia społecznego w perspektywie krótkoterminowej.

Pomimo że pandemia dobiegła końca, rozwiązanie to wciąż jest chętnie wykorzystywane, niosąc za sobą obopólne korzyści dla pracodawców i pracowników.

Porozumienie stanowi przede wszystkim odpowiedź na potrzeby pracodawców i pracowników, których stosunek pracy opiera się na transgranicznej współpracy, która wymaga od pracownika częściowej obecności w siedzibie pracodawcy i jednocześnie, daje mu możliwość pracy zdalnej z kraju zamieszkania. Dotychczas w takiej sytuacji co do zasady, miejscem podlegania zabezpieczeniu społecznemu było miejsce wykonywania pracy.

Dzięki Porozumieniu możliwe jest ustalenie ustawodawstwa właściwego państwa siedziby pracodawcy, pomimo wykonywania w państwie zamieszkania znacznej części pracy najemnej (tj. co najmniej 25% ogólnego czasu pracy).

Po spełnieniu określonych w Porozumieniu warunków, umożliwia ono zastosowanie wyjątku względem art. 13 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 883/2004. Zgodnie z nim osoba, która normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich, co do zasady podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim.

Przykład:

Pan Kamil zawarł umowę o pracę z firmą mającą siedzibę w Berlinie. Przez 40% czasu pracy wykonuje swoje obowiązki z Wrocławia, gdzie ma swoje miejsce zamieszkania. Obowiązki przypadające na pozostały wymiar czasu pracy (60%) wykonuje w siedzibie pracodawcy, do której dojeżdża. Zgodnie z zasadami obowiązującymi dotychczas (znaczna część pracy najemnej była wykonywana w Polsce – co najmniej 25%), właściwym ustawodawstwem dla pracownika było ustawodawstwo polskie, a niemiecki pracodawca zobowiązany był odprowadzać składki do polskiego ZUS.

Jakakolwiek transgraniczna praca zdalna wykonywana dotychczas z miejsca zamieszkania, której wymiar przekraczał 25% wymiaru czasu pracy lub 25% wynagrodzenia (do którego pracownik nabył prawo za pracę wykonaną w miejscu zamieszkania), oznaczała komplikacje w zakresie przepisów właściwych dotyczących zabezpieczenia społecznego. Decydowały o tym te dwa kryteria.

Porozumienie wprowadziło zmianę w tym zakresie. Na jego podstawie, osoby które świadczą pracę zdalnie z terenu innego państwa członkowskiego wciąż mogą podlegać zabezpieczeniu społecznemu państwa zarejestrowanej siedziby pracodawcy, jeśli łącznie spełnione zostaną następujące warunki:

  1. pracownik zatrudniony jest u pracodawcy, którego siedziba znajduje się w innym państwie członkowskim, niż państwo członkowskie jego miejsca zamieszkania;
  2. obydwa z tych państw członkowskich są sygnatariuszami Porozumienia;
  3. czas pracy pracownika w miejscu zamieszkania wykonywany w formie pracy zdalnej wynosi co najmniej 25% ogólnego czasu pracy i jednocześnie nie przekracza 50% ogólnego czasu pracy;
  4. pracownik zwyczajowo świadczy pracę w dwóch miejscach – państwie członkowskim siedziby pracodawcy oraz państwie członkowskim swojego miejsca zamieszkania.

Porozumienie w znaczący sposób rozszerzyło więc możliwość transgranicznej pracy zdalnej, która jednocześnie nie implikuje zmiany systemu zabezpieczenia społecznego, któremu pracownik podlega. Limit łącznego czasu pracy został przesunięty z 25% do 49,9%. Przykładowo umożliwi to pracownikowi swobodną pracę zdalną z miejsca zamieszkania w poniedziałki i piątki.

Zastosowanie zasad wynikających z Porozumienia jest fakultatywne. Stanowi wybór, na który pracodawca i pracownik mogą się zdecydować.

Przykład

Pani Kasia, obywatelka Polski, zamieszkała w Czechach, zatrudniona jest u polskiego pracodawcy na stanowisku Specjalisty ds. Marketingu. W wyniku zawartego pomiędzy panią Kasią a pracodawcą porozumienia w sprawie wykonywania pracy zdalnie, pani Kasia wykonuje ją w wymiarze 2 dni pracy zdalnej w domu w Czechach (40% wymiaru czasu pracy) i 3 dni pracy stacjonarnej w siedzibie pracodawcy w Polsce (60% wymiaru czasu pracy). Pani Kasia do pracy wykorzystuje służbowy laptop oraz telefon komórkowy. Z uwagi na to, że obydwa państwa są sygnatariuszami Porozumienia, może ona zawnioskować o stosowanie względem niej ustawodawstwa siedziby pracodawcy.

Zakres podmiotowy Porozumienia

Porozumienie dotyczy pracowników, którzy zwyczajowo pracują w różnych państwach członkowskich, mają pracodawcę lub pracodawców w jednym państwie członkowskim (innym niż ich miejsce zamieszkania) i wykonują część pracy w państwie zamieszkania w formie telepracy transgranicznej w wymiarze co najmniej 25%, ale poniżej 50% całkowitego czasu pracy.

Porozumienie nie obejmuje osób:

  1. normalnie wykonujących w państwie zamieszkania aktywność inną niż telepraca transgraniczna (osób, które w państwie zamieszkania mają też inną pracę) lub
  2. normalnie wykonujących aktywność w państwie innym niż państwo zamieszkania i państwo siedziby pracodawcy (gdy zaangażowane jest jeszcze inne państwo), lub
  3. wykonujących działalność na własny rachunek.

Strony Porozumienia

Aktualna lista sygnatariuszy Porozumienia obejmuje 19 państw: Austrię, Belgię, Chorwację, Czechy, Finlandię, Francję, Niemcy, Liechtenstein, Luksemburg, Maltę, Norwegię, Polskę, Portugalię, Hiszpanię, Szwecję, Szwajcarię, Niderlandy, Słowenię oraz Słowację.

Umowę podpisały więc wszystkie sąsiadujące z Polską państwa Unii Europejskiej. Podpisania Porozumienia odmówiła już Wielka Brytania.

Lista sygnatariuszy jest o tyle istotna, że osoba zainteresowana może zostać objęta zakresem Porozumienia, jeśli zarówno miejsce jej zamieszkania, jak i siedziba pracodawcy, znajdują się w Państwach, które są stronami Porozumienia.

Większość państw, w tym Polskę, Porozumienie wiąże od 1 lipca 2023 r. Jedynie Słowenia jest związana Porozumieniem od 1 września b.r.

Porozumienie zostało zawarte z inicjatywy krajów Beneluxu, dla których transgraniczna praca zdalna stanowi codzienność. W związku z tym Belgia działa jako depozytariusz Porozumienia, przechowuje oryginał Porozumienia oraz informuje pozostałe państwa o zmianach go dotyczących, a w szczególności o nowych państwach-sygnatariuszach.

Konsekwencje dla pracodawców i pracowników

Dzięki porozumieniu, osoby które wykonują pracę zdalnie ze swojego miejsca zamieszkania (w wymiarze mniejszym niż 50%), mogą robić to bez ryzyka, że zaczną podlegać pod regulacje dotyczące zabezpieczenia społecznego kraju zamieszkania.

Wprowadzone zmiany zdecydowanie ocenić należy pozytywnie, zarówno z perspektywy pracodawcy, jak i pracownika. Stanowią one nowe otwarcie w relacjach transgranicznych. Kwestie zabezpieczenia społecznego i komplikacji z nim związanych nie będą już bowiem stanowić utrudnienia.

Porozumienie to jest szczególnie istotne dla tych pracodawców, którzy mają swoje siedziby przy granicy państw. Mogą oni teraz jeszcze szerzej otworzyć się na rekrutację pracowników z państw sąsiednich, nie generując jednocześnie dodatkowych obowiązków związanych z ich zabezpieczeniem społecznym.

Jednak z uwagi na fakt, że na ten moment nie wszystkie państwa UE zdecydowały się na przystąpienie do Porozumienia, jako konieczne – przed rozpoczęciem rekrutacji i zatrudnieniem w warunkach wskazanych w Porozumieniu – jawi się dokładne zapoznanie z listą sygnatariuszy. Jednocześnie, z perspektywy polskiego pracodawcy, istotne jest przygotowanie odpowiednich regulacji dotyczących pracy zdalnej, w tym pracy zdalnej z zagranicy, tak, aby maksymalnie zabezpieczyć swoje interesy i zadbać o bezpieczne warunki pracy pracowników.

Jeszcze raz należy podkreślić także, że zastosowanie rozwiązań przewidzianych w Porozumieniu jest fakultatywne. Pracodawca i pracownik mogą się na nie zdecydować. Należy zadbać o to, aby była to decyzja w pełni świadoma.

Należy również wskazać, że co do zasady Porozumienie może być stosowane w odniesieniu do sytuacji przyszłych i nie wywołuje żadnych skutków przed datą jego wejścia w życie. Wyłącznie w okresie przejściowym – do 30 czerwca 2024 r., wnioski będą mogły być złożone za okres do 12 miesięcy wstecz.

Procedura objęcia zakresem Porozumieniem

Aby skorzystać z rozwiązań, które wprowadza Porozumienie, zarówno zainteresowany pracownik zatrudniony u polskiego pracodawcy, jak i sami polscy pracodawcy, mogą wystąpić do ZUS z wnioskiem US-36[5]. Jako powód złożenia wniosku należy wskazać na Porozumienie w sprawie telepracy. Dodatkowo wskazać należy, w jakim wymiarze telepraca wykonywana jest w miejscu zamieszkania oraz dołączyć do niego umowę o pracę, na podstawie której praca wykonywana jest za granicą, jak również ewentualnie inne dokumenty, które potwierdzałyby wykonywanie pracy w formie telepracy w oświadczonym wymiarze.

Wniosek można złożyć zarówno za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE ZUS), jak i w formie papierowej. Właściwym do rozpatrzenia wniosku jest Oddział ZUS w Kielcach.

Po ustaleniu, że zainteresowany spełnia warunki, które określone są w Porozumieniu i otrzymaniu o tym stosownej informacji od ZUS, należy wystąpić z wnioskiem o wydanie zaświadczenia A1, które potwierdzi zastosowanie polskiego ustawodawstwa i opłacanie składek w Polsce.

Wniosek taki należy złożyć na formularzu US-34[6], który również dostępny jest do wypełnienia za pośrednictwem portalu PUE ZUS. Wniosek ten zostanie rozpatrzony przez ZUS właściwy dla siedziby pracodawcy.

Zaświadczenie A1 wydawane jest jednorazowo na maksymalnie 3 lata. Po tym okresie konieczne będzie zawnioskowanie o wydanie nowego zaświadczenia.

W przypadku natomiast, gdy praca wykonywana jest dla podmiotu zagranicznego, osoby zainteresowane, które wykonują telepracę na terenie Polski w związku z zatrudnieniem u zagranicznego pracodawcy, mogą wystąpić z wnioskiem do instytucji zabezpieczenia społecznego właściwej dla państwa siedziby pracodawcy, jeśli państwo to również jest stroną Porozumienia. Z wnioskiem tym również może wystąpić zagraniczny pracodawca.

Wymiana informacji pomiędzy instytucjami zabezpieczenia społecznego realizowana jest za pośrednictwem Systemu Elektronicznej Wymiany Informacji Dotyczących Zabezpieczenia Społecznego. Jeśli więc instytucja miejsca zamieszkania ustali, że pracownik wykonuje w państwie zamieszkania inną aktywność lub prowadzi tam działalność na własny rachunek – poinformuje o tym ZUS, który będzie mógł cofnąć wydane zaświadczenie A1.

Interpretacja ZUS

Wraz z wejściem Porozumienia w życie powstały wątpliwości, czy – na potrzeby zastosowania porozumienia i uzyskania zaświadczenia A1 – Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie w jakikolwiek sposób weryfikował, czy pracownik rzeczywiście zachowuje określone proporcje pomiędzy pracą w siedzibie pracodawcy a telepracą transgraniczną.

Zgodnie ze stanowiskiem ZUS, stan faktyczny, który będzie stanowił podstawę do wydania zaświadczenia A1, będzie miał charakter deklaratoryjny. Oznacza to, że informacje zawarte we wniosku o zastosowanie Porozumienia będą opisem przewidywań dotyczących rozkładu czasu pracy pomiędzy krajem zamieszkania a krajem siedziby pracodawcy. Nie można wykluczyć, że przewidywania w tym zakresie będą nieco odbiegać od praktyki. Jak wskazuje jednak ZUS – co do zasady wszelkie zmiany stanu faktycznego powinny zostać zgłaszane do organu, który zaświadczenie A1 wydał.

Według ZUS weryfikacji będzie podlegać także m.in. to, czy w każdym tygodniu telepraca transgraniczna stanowi mniej niż 50% czasu pracy. Sprawdzana będzie również naprzemienność okresów pracy w każdym z dwóch państw.

Stanowisko ZUS-u budzi istotne wątpliwości prawników. Porozumienie nie określa bowiem warunku, że wskazana w nim proporcja pomiędzy pracą z kraju zamieszkania, a krajem siedziby pracodawcy, musi być zachowana na jednakowym poziomie w każdym tygodniu pracy.

We wniosku o zastosowanie Porozumienia wskazuje się konkretny okres (maksymalnie 3 lata), na jaki ma zostać ono zastosowane. Zasadnym jest więc, aby powyższa weryfikacja odnosiła się do całego wskazanego okresu, a nie poszczególnych tygodni. Praktyka kolejnych miesięcy i zapewne orzecznictwo sądowe pokaże, które podejście jest właściwe.

Karolina Kanclerz

radca prawny, PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz|Littler

Łukasz Marzec

aplikant adwokacki, PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz|Littler


[1] Pełny tekst Porozumienia dostępny jest pod adresem

[2] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego

[3] Uzasadnienie do Porozumienia ramowego w sprawie stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w przypadkach zwyczajowej telepracy transgranicznej. Uzasadnienie dostępne jest pod adresem

[4] Źródło

[5] Wniosek o zawarcie porozumienia wyjątkowego na podstawie: art. 16 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 883/2004. Dostępny jest pod adresem

[6] Wniosek o wydanie zaświadczenia A1 po zawartym porozumieniu wyjątkowym (art. 16 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004). Dostępny jest pod adresem

Zobacz więcej podobnych artykułów